Privacy Policy

The Hong Leong Group Privacy Policy (“Privacy Policy”)

Malaysian legislation controls the collection, use, and storage of personal information (“data”). This Privacy Policy is being provided to existing and prospective individuals (including employees and staff of Hong Leong Group) and entities (“Relevant Persons”) dealing with Hong Leong Company (Malaysia) Berhad and its subsidiaries (“Hong Leong Group ” and each member of the Group “HL”), from whom data have been and/or may in the future be collected. This Privacy Policy applies to Relevant Persons dealing with Tower Real Estate Investment Trust and its Manager, GLM REIT Management Sdn. Bhd., which is a wholly-owned subsidiary of GuocoLand (Malaysia) Berhad, a member of the Hong Leong Group, from whom data have been and/or may in the future be collected.

Relevant Persons have in the past and may or will in the future be required to provide data to HL in connection with and/or in the course of their dealings with HL. Data on the Relevant Persons may also be acquired by HL from publicly available sources and from within the Hong Leong Group.

The data that may be collected from Relevant Persons include his/her name, NRIC number/passport number (for foreigners), address, email address, telephone number, employer’s details, financial position, family members, and personal information about them (and in respect of job applicants, includes qualifications, employment history, knowledge, experience, and expertise).

Relevant Persons are obliged to provide data that are identified as mandatory. In respect of data identified as optional, the provision of such data by Relevant Persons is voluntary. If a Relevant Person does not supply such data identified as mandatory, this may result in HL being unable to provide services or otherwise deal with that Relevant Person.

A Relevant Person’s data may be used or processed by HL or on its behalf for the following purposes: and any other incidental and associated purposes relating to any of the above.
1. carrying out its instructions, providing products and/or services (whether by a member of Hong Leong Group or a selected third party), evaluating and assessing suitability for employment (where relevant), and responding to enquiries by that Relevant Person or made on its behalf;
2. researching, designing, launching, promoting and marketing financial and other facilities, services and products of the Hong Leong Group and third parties (including but not limited to the exchange of non-financial information with selected business partners and developing marketing lists for exchange with selected business partners), and monitoring the provision, operation, and use of such services or products;
3. provision of reference (status enquiries);
4. carrying out credit and other status checks and debt collection and assisting other institutions to do so;
5. assessing ongoing credit-worthiness of Relevant Persons;
6. operating internal controls including determining amounts owed to or by Relevant Persons, payment to or collection of such amounts from Relevant Persons and from any persons providing security for Relevant Persons’ obligations, and enforcing any charge or other security granted by or for Relevant Persons;
7. performing treasury functions;
8. the enforcement of Relevant Persons’ obligations, including without limitation the collection of amounts outstanding from Relevant Persons and those providing security for Relevant Persons’ obligations;
9. assessing and analysing any insurance claim and assisting other insurance companies to conduct claims checks;
10. forwarding publicity materials or other information to Relevant Persons from a member of the Hong Leong Group and charitable organizations from time to time;
11. meeting any legal, governmental, or regulatory requirements in Malaysia or any other applicable jurisdiction, including disclosure or notification requirements; and
12. assisting any person who is acquiring or participating in any contractual arrangements between HL and the Relevant Person to evaluate the transaction for such acquisition or participation;

and any other incidental and associated purposes relating to any of the above.

Data held relating to a Relevant Person will be kept confidential but it may be provided to:
1. any person under a duty of confidentiality to HL or to a member of the Hong Leong Group;
2. any company or division within the Hong Leong Group (whether such company or division operates in Malaysia or elsewhere);
3. any relevant agent, contractor, or third party service provider who provides administrative, telecommunications, computer, payment, securities clearing, management, audit, insurance, professional, or other services to the Hong Leong Group;
4. any banking, financial, or other institution with which the Relevant Person has or proposes to have dealings;
5. any credit reference agency and in default debt collection agencies or similar provider of debt collection or credit information services to the Hong Leong Group;
6. lawyers, auditors, tax advisors, investment banks, and other professional advisors;
7. any insurance company and any association or federation of insurance companies (whether or not based in Malaysia);
8. any person or corporation to whom a member of the Hong Leong Group transfers or proposes to transfer its interests and/or obligations in respect of that Relevant Person or any product or service provided to that Relevant Person;
9. any nominee, trustee, co-trustee, centralised securities depository or registrar, custodian, insurance company, estate agent, solicitor, or other person who is involved with the provision of services or products by a member of the Hong Leong Group to that Relevant Person; or
10. any person by whom a member of the Hong Leong Group is required by applicable legal, governmental or regulatory requirements to make disclosure;

or to any other person reasonably requiring the same in order for HL to carry out the purposes permitted in paragraph 5 above.

HL may disclose data to any or all of the parties stated above and may do so notwithstanding the recipient’s place of business is outside Malaysia, or that such information following disclosure will be collected, held, processed, or used by such recipient in whole or in part outside Malaysia.

A Relevant Person is entitled to ask whether HL holds data on them and to request access to and the correction of any such data held. A reasonable fee will be charged for processing each data access request.

Requests for access to or correction of data held by HL, should be addressed to The Data Protection Officer, GuocoLand (Malaysia) Bhd, Level 13 Guoco Tower, Damansara City, No. 6 Jalan Damanlela, Bukit Damansara, 50490 Kuala Lumpur (Tel: 03-2726 1000 / 1300 300 30).

If Relevant Persons do not want to receive any marketing or follow up regarding products and special promotions from the Hong Leong Group, please notify us in writing. No fee will be charged.

To help HL to provide a better service to you, please ensure that your personal data such as contact details including your home and office addresses, your telephone numbers (including your mobile telephone number), e-mail address, and other details registered with us are up to date.

The provisions of this Privacy Policy will form part of the account terms and conditions and/or the agreement or arrangements that you have or may enter into with HL. If any inconsistency is found, the provision of this Privacy Policy shall prevail.

Changes to this Privacy Policy

Changes may from time to time be made to this Privacy Policy. We will post notice of material changes on the Group’s website. Please re-visit this Privacy Policy from time to time to learn of any such changes.

December 2012

Polisi Privasi Hong Leong Group/Kumpulan Hong Leong (“Polisi Privasi”)

Undang-undang Malaysia mengawal pengumpulan, penggunaan dan penyimpanan maklumat peribadi ("data"). Polisi Privasi ini disediakan kepada individu dan entiti yang sedia ada dan juga bakal individu dan entiti (termasuk pekerja dan kakitangan Kumpulan Hong Leong) ("Orang Relevan") yang berurusan ataupun yang akan berurusan dengan Hong Leong Company (Malaysia) Berhad dan anak-anak syarikatnya ("Kumpulan Hong Leong" dan setiap ahli Kumpulan dikenali sebagai "HL") yang daripadanya data telah dikumpul dan/atau akan dikumpul di masa hadapan. Pengurus bagi Tower Real Estate Investment Trust adalah GLM REIT Management Sdn. Bhd. Polisi Privasi ini terpakai kepada Orang Relevan yang berurusan dengan Tower Real Estate Investment Trust dan Pengurusnya, GLM REIT Management Sdn. Bhd., yang merupakan anak syarikat milik penuh GuocoLand (Malaysia) Berhad., iaitu ahli kepada Kumpulan Hong Leong, yang dari siapa data telah dikumpul dan/atau akan dikumpul di masa hadapan.

Orang Relevan telahpun pada masa lalu, dan mungkin atau akan pada masa depan, memberikan data kepada HL yang berkaitan dengan dan/atau dalam urusan mereka dengan HL. Data Orang Relevan juga boleh diperolehi oleh HL daripada sumber-sumber yang boleh didapati secara umum dan juga daripada Kumpulan Hong Leong.

Data yang boleh dikumpul daripada Orang Relevan termasuk maklumat nama, nombor kad pengenalan/nombor pasport (untuk warganegara asing), alamat, alamat e-mel, nombor telefon, butiran majikan, kedudukan kewangan, ahli-ahli keluarga dan maklumat peribadi tentang mereka (dan berhubungan dengan pemohon pekerjaan termasuk kelayakan, sejarah pekerjaan, pengetahuan, pengalaman dan kepakaran).

Orang Relevan diwajibkan untuk membekalkan data yang dikenal pasti sebagai mandatori (wajib). Bagi data yang berunsur pilihan, pembekalan data sedemikian oleh Orang Relevan adalah secara sukarela. Sekiranya Orang Relevan tidak membekalkan data yang dikenal pasti sebagai mandatori (wajib), ini boleh mengakibatkan HL tidak dapat memberikan perkhidmatan atau tidak dapat berurusan dengan Orang Relevan yang berkenaan.

Data Orang Relevan boleh digunakan atau diproseskan oleh atau bagi pihak HL bagi tujuan-tujuan yang berikut:
1. melaksanakan arahannya, membekalkan produk dan/atau perkhidmatan (sama ada oleh seorang anggota Kumpulan Hong Leong atau pihak ketiga yang dipilih), menilai dan menaksir kesesuaian untuk pekerjaan (di mana relevan) dan memberi respons kepada pertanyaan oleh Orang Relevan atau pertanyaan yang dibuat bagi pihaknya;
2. mengkaji, merekabentuk, melancar, mempromosi dan memasarkan kemudahan kewangan dan lain-lain kemudahan, perkhidmatan dan produk Kumpulan Hong Leong dan pihak ketiga (termasuk tetapi tidak terhad kepada pertukaran maklumat bukan kewangan dengan rakan kongsi perniagaan terpilih dan menghasilkan senarai pemasaran untuk pertukaran dengan rakan kongsi perniagaan terpilih) dan memantau penyediaan, pengendalian dan penggunaan produk atau perkhidmatan tersebut;
3. peruntukan rujukan (pertanyaan status);
4. menjalankan penyemakan kredit dan penyemakan status yang lain serta pengutipan hutang dan membantu institusi yang lain untuk berbuat demikian;
5. membuat penilaian kelayakan kredit yang berterusan terhadap Orang Relevan;
6. mengendalikan kawalan dalaman termasuk menentukan amaun terhutang kepada atau oleh Orang Relevan, pembayaran kepada atau pengutipan amaun tersebut daripada Orang Relevan dan daripada mana-mana orang yang menyediakan cagaran untuk obligasi Orang Relevan dan menguatkuasakan apa-apa caj atau cagaran lain yang diberikan oleh atau bagi Orang Relevan;
7. menjalankan fungsi perbendaharaan (treasury);
8. penguatkuasaan obligasi Orang Relevan, termasuk tetapi tidak terhad kepada pengutipan amaun tertunggak daripada Orang Relevan dan mereka yang memberi cagaran untuk obligasi Orang Relevan;
9. menilai dan menganalisis apa-apa tuntutan insurans dan membantu syarikat-syarikat insurans yang lain untuk melakukan penyemakan tuntutan;
10. memanjangkan bahan publisiti atau maklumat lain kepada Orang Relevan daripada ahli Kumpulan Hong Leong dan pertubuhan amal dari masa ke semasa;
11. memenuhi apa-apa syarat undang-undang, kerajaan atau regulatori di Malaysia atau mana-mana bidang kuasa lain yang berkenaan, termasuk syarat-syarat penzahiran ataupun syarat-syarat pemberitahuan notis;
12. membantu mana-mana orang yang memperoleh atau menyertai dalam mana-mana perjanjian kontrak di antara HL dan Orang Relevan untuk menilai transaksi bagi pemerolehan atau penyertaan tersebut;

dan apa-apa tujuan lain yang bersampingan dan tujuan-tujuan berkaitan yang berhubungan dengan mana-mana di atas.

Data yang dipegang yang berkaitan kepada Orang Relevan akan dirahsiakan tetapi ia boleh diberikan kepada:
1. mana-mana orang yang di bawah kewajipan kerahsiaan kepada HL atau ahli Kumpulan Hong Leong;
2. mana-mana syarikat atau divisi dalam Kumpulan Hong Leong (sama ada syarikat atau divisi tersebut beroperasi di Malaysia atau di tempat lain);
3. mana-mana ejen yang berkaitan, kontraktor atau pihak pembekal ketiga yang menyediakan perkhidmatan pentadbiran, telekomunikasi, komputer, pembayaran, penjelasan sekuriti, pengurusan, audit, insurans, profesional atau perkhidmatan lain kepada Kumpulan Hong Leong;
4. mana-mana institusi perbankan, kewangan atau lain-lain institusi di mana Orang Relevan mempunyai atau bercadang untuk mempunyai urusan;
5. mana-mana agensi rujukan kredit dan agensi kutipan hutang atau pembekal yang serupa untuk perkhidmatan kutipan hutang atau perkhidmatan maklumat kredit kepada Kumpulan Hong Leong;
6. peguam, juruaudit, penasihat cukai, bank pelaburan, dan lain-lain penasihat profesional;
7. mana-mana syarikat insurans dan mana-mana persatuan atau federasi syarikat-syarikat insurans (sama ada berasaskan di Malaysia atau tidak);
8. mana-mana orang atau perbadanan di mana ahli Kumpulan Hong Leong memindahmilik atau bercadang untuk memindahmilik kepentingannya dan/atau obligasinya berkenaan Orang Relevan tersebut atau sebarang produk atau perkhidmatan yang diberikan kepada Orang Relevan tersebut;
9. mana-mana penama, pemegang amanah, pemegang amanah bersama, depositori sekuriti berpusat atau pendaftar, kustodian, syarikat insurans, ejen hartanah, peguam atau orang lain yang terlibat dengan penyediaan perkhidmatan atau produk oleh ahli Kumpulan Hong Leong kepada Orang Relevan tersebut; atau
10. mana-mana orang di mana ahli Kumpulan Hong Leong dikehendaki mengikut syarat-syarat undang-undang, kerajaan atau regulatori yang berkenaan untuk membuat penzahiran;

atau kepada mana-mana orang lain yang secara munasabah memerlukan data supaya HL boleh menjalankan tujuan-tujuan yang dibenarkan dalam perenggan 5 di atas.

HL boleh menzahirkan data kepada mana-mana atau semua-pihak yang dinyatakan di atas dan boleh berbuat demikian walaupun tempat perniagaan penerima adalah di luar Malaysia, atau data tersebut berikutan dengan penzahiran akan dikumpulkan, dipegang, diproses atau digunakan oleh penerima tersebut secara keseluruhan atau sebahagiannya di luar Malaysia.

Orang Relevan berhak untuk bertanya sama ada HL memegang data mereka dan untuk meminta akses dan membuat pembetulan pada mana-mana data tersebut. Bayaran yang berpatutan akan dikenakan untuk memproses setiap permintaan mengakses data.

Permintaan untuk akses atau pembetulan data yang dipegang oleh HL, haruslah dialamatkan kepada Pegawai Perlindungan Data, GuocoLand (Malaysia) Bhd, Level 13 Guoco Tower, Damansara City, No. 6 Jalan Damanlela, Bukit Damansara, 50490 Kuala Lumpur (Tel: 03-2726 1000 / 1300 300 30).

Jika Orang Relevan tidak mahu menerima apa-apa pemasaran atau susulan mengenai produk dan promosi khas daripada Kumpulan Hong Leong, sila maklumkan kepada kami secara bertulis. Tiada bayaran akan dikenakan.

Untuk membantu HL menyediakan perkhidmatan yang lebih baik kepada anda, sila pastikan bahawa data peribadi anda termasuk alamat rumah dan alamat pejabat anda, nombor telefon anda (termasuk nombor telefon mudah alih anda), alamat e-mel dan butir-butir lain yang berdaftar dengan kami adalah butiran yang terkini.

Peruntukan Polisi Privasi ini akan membentuk sebahagian daripada terma-terma dan syarat-syarat akaun dan/atau perjanjian atau aturan yang dimasuki atau yang akan dimasuki oleh anda dengan HL. Jika adanya apa-apa ketidakselarasan yang ditemui, peruntukan Polisi Privasi ini akan diguna pakai.

Perubahan Kepada Polisi Privasi

Perubahan kepada Polisi Privasi ini boleh dibuat dari semasa ke semasa. Notis perubahan material akan disiarkan melalui laman web Kumpulan. Sila melawat semula Polisi Privasi ini dari masa ke semasa untuk mengetahui sebarang perubahan sedemikian.

Disember 2012